Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju baik dari segi perangkat maupun ketersediaan layanan internet dari berbagai ISP. Setiap orang harus dapat mengakses internet yang secara otomatis digunakan untuk melakukan kagiatan sehari-hari sekaligus untuk memenuhi kebutuhan. Salah satunya adalah kebutuhan masyarakat akan surat elektronik (email) yang semakin meningkat.
Akses surat elektronik melalui perangkat berjalan sudah menjadi alternatif yang mulai dipertimbangkan seiring dengan pola mobilitas penggunanya.
Ketersediaan perangkat telepon seluler yang memiliki fitur internet dan surat elektronik dengan harga yang semakin terjangkau juga menjadikan masyarakat lebih mudah memanfaatkan teknologi ini untuk memenuhi kebutuhannya.
Lantas apa sebenarnya email itu?
Bagaimana cara kerjanya?
Sejarahnya bagaimana?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan terjawab oleh informasi di bawah ini.
1. Pengertian Email
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat elektronik (surel) atau email adalah pos elektronik.
Lebih dalam lagi, definisi email merupakan metode pengiriman surat digital dengan bantuan sambungan internet.
Email merupakan hasil adaptasi dari surat konvensional yang dianggap sudah tidak efisien karena waktu pengiriman yang bergantung pada jarak lokasi tujuan dan juga biaya pengiriman yang lebih mahal.
Kehadiran surat elektronik ini kiranya telah mempermudah aktivitas bertukar pesan sehingga menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Sejarah Perkembangan Surat Elektronik
Sejarah perkembangan email dimulai pada akhir tahun 1971 yang saat itu seorang insinyur bernama Ray Tomlinson mengenalkan konsep surat elektronik.
Surat elektronik ini merupakan hasil eksperimen Ray dengan program SNDMSG.
Program SNDMSG sendiri adalah program yang memungkinkan seorang pengguna komputer dapat meninggalkan pesan pada komputernya sehingga dapat dibaca oleh pengguna berikutnya.
Hal tersebut dikarenakan pada masa itu satu perangkat komputer biasa digunakan oleh beberapa orang secara bergiliran.
Eksperimen Ray dengan program SNDMSG sebelumnya berlanjut dengan menggunakan suatu file protocol yang bernama CYPNET.
File protocol ini membantu program SNDMSG tadi untuk mengirimkan pesan kepada komputer lain yang juga berada dalam jaringan yang sama, di mana pada saat itu jaringan yang digunakan adalah ARPAnet.
Pesan pertama yang dikirimkan saat itu adalah baris pertama pada keyboard yaitu ‘QWERTYUIOP’.
Lalu sebagai pemisah identitas pengguna dengan domain alamat emailnya, Ray mengenalkan ikon ‘@’ (at/pada) di tahun berikutnya yaitu tahun 1972.
Sejak saat itu surat elektronik terus berkembang hingga kini.
3. Fungsi Surat Elektronik
Email sebagai media pengganti kantor pos dalam pengiriman data tentunya memiliki berbagai fungsi yang menjadikannya sebagai kebutuhan bagi banyak orang dari berbagai kalangan.
Tidak hanya media untuk berbagi data, fungsi surel terus bertambah seiring perkembangan yang dilakukan oleh pengembangnya.
Berikut fungsi-fungsi surat elektronik yang sering dimanfaatkan oleh banyak orang saat ini:
3.1 Identitas Diri
Fungsi surel yang pertama yaitu sebagai media untuk menunjukkan identitas diri.
Saat ini banyak orang mencantumkan surel sebagai sarana untuk memulai komunikasi dengannya.
Pada saat seseorang mengirimkan pesan melalui surel, maka orang lain yang menerima pesan tersebut dapat melihat identitas berupa nama dari pengirim pesan, begitu pun sebaliknya.
Saat ini surel sebagai identitas diri tidak hanya digunakan oleh perseorangan, tetapi sudah digunakan oleh organisasi atau korporasi.
3.2 Mendaftar Media Sosial
Saat ini media sosial menjadi tren yang sangat digandrungi oleh banyak kalangan, baik orang tua, remaja, sampai anak-anak pun banyak yang menggunakan media sosial.
Media sosial sebagai sarana belajar, bermain, berkomunikasi, menjalin pertemanan, bahkan mengekspresikan diri pada umumnya memerlukan surel sebagai syarat saat mendaftar dan masuk ke media sosial tersebut.
Sebut saja Facebook, Twitter, Line, Youtube, bahkan game yang saat ini disenangi orang banyak yaitu Mobile Legends memerlukan surat elektronik untuk dapat menggunakannya.
Verifikasi saat mendaftar, masuk, bahkan saat menghapus akun-akun tersebut umumnya memerlukan surat elektronik.
3.3 Media Promosi
Saat ini surel semakin berkembang dan oleh sebagian penggunanya digunakan untuk media promosi.
Promosi yang dimaksud berupa iklan yang disebarkan oleh para pebisnis online untuk menawarkan kerja sama, barang atau jasa yang mereka jual, baik kepada rekan kerja, mitra, atau pun ke banyak pengguna sekaligus.
Selain itu, surel juga banyak digunakan sebagai media promosi diri dalam memperoleh pekerjaan.
Banyak pelamar kerja menggunakan surel untuk mempromosikan dirinya agar diterima bekerja di tempat yang mereka inginkan.
3.4 Mengirim dan Menerima File
Fungsi dasar yang sudah diketahui oleh hampir seluruh pengguna surel tentunya untuk mengirim dan menerima file.
Dalam waktu yang sangat cepat apabila didukung oleh jaringan internet, file yang dikirim melalui surel dapat terkirim dan diterima oleh orang lain.
File yang dikirim pun dapat berupa file dengan format beragam seperti docx, pdf, jpg, pptx, dan lainnya.
3.5 Sarana Menyimpan Data
Fungsi lain dari surat elektronik yang sering dimanfaatkan oleh penggunanya adalah kemampuannya untuk menyimpan data.
Layaknya flashdisk atau memory card, surat elektronik dapat menyimpan data dengan ukuran yang besar.
Data tersebut dapat disimpan dalam bentuk pesan yang telah dikirim atau diterima.
Selain itu data dapat disimpan melalui draft surat elektronik atau drive yang bisa disusun rapi menjadi beberapa folder sehingga mudah untuk dicari.
Hanya perlu koneksi internet dan smartphone atau komputer, data yang disimpan melalui email baik dalam bentuk pesan ataupun drive dapat dibuka dan dibagikan sewaktu-waktu.
3.6 Mengaktifkan Smartphone
Semakin berkembangnya teknologi maka keamanan terhadap smartphone juga terus ditingkatkan.
Salah satu bentuk pengamanan paling dasar yang dilakukan yaitu saat pertama kali mengaktifkan smartphone.
Pada kebanyakan smartphone, surat elektronik sangat dibutuhkan untuk verifikasi pemiliknya.
Surat elektronik yang terkoneksi pada smartphone nantinya akan berguna saat masuk ke beberapa aplikasi bahkan dapat membantu mendeteksi keberadaan smartphone apabila hilang.
3.7 Mendaftar dan Mempermudah Transaksi Online
Munculnya berbagai aplikasi jual beli online juga membuat fungsi email semakin bertambah.
Aplikasi jual beli online seperti Traveloka, Tiket.com, TIX-ID, Shoope, Lazada, Gojek, Grab, dan masih banyak lagi juga memanfaatkan fitur yang dimiliki email.
Setelah transaksi dilakukan biasanya pelanggan akan diberikan notifikasi rincian pesanan atau tiket yang dipesan melalui surel pelanggan.
Maka dari itu banyak aplikasi jual beli online yang menjadikan surel sebagai syarat saat mendaftar aplikasi tersebut.
4. Cara Kerja Email
Cara kerja email sangatlah sederhana.
Untuk keperluan mengirim file hampir sama seperti mengirim surat secara konvensional.
Hanya saja file yang dikirim tidak perlu dicetak dan pengirimannya dapat dilakukan sekaligus ke banyak orang dengan lebih efektif dan efisien karena menggunakan jaringan internet.
Pengirim cukup menambahkan menu untuk membuat pesan lalu menulis pesan yang akan disampaikan dengan sebelumnya menuliskan alamat email tujuan pesan.
Selain itu pengirim juga dapat melampirkan file pada pesannya.
Server surel menggunakan jaringan internet kemudian mengidentifikasi alamat email tujuan dan mengirimnya ke server surel terdekat dengan email yang dituju.
Pesan yang terkirim ke alamat email tujuan akan disimpan pada server surel terdekat sampai dengan penerima pesan membuka surat elektronik tersebut.
Untuk keperluan bisnis seperti aplikasi jual beli online, umumnya pesan dikirim secara otomatis ke inbox surat elektronik pengguna dengan menggunakan data yang tercantum pada email atau aplikasi jual beli online tersebut.
Hal serupa juga berlaku pada aplikasi-aplikasi media sosial yang memasukkan surel sebagai syarat saat mendaftarnya.
Cara kerja surel dalam menyimpan file atau data tidak jauh berbeda dengan flashdisk atau memory card pada umumnya.
Menyimpan file atau data melalui email bisa menggunakan drive.
Melalui drive, file dapat disimpan secara rapi dengan folder-folder sesuai kebutuhan penggunanya.
File dapat diakses di mana saja menggunakan perangkat yang berbeda selama terhubung jaringan internet.
Berbagi file dengan orang lain layaknya flashdisk juga bisa dilakukan hanya dengan mengirim tautan kepada orang lain.
Data atau file juga dapat disimpan dalam bentuk pesan yang dikirim atau diterima dan dalam bentuk draft pesan yang telah dibuat tapi tidak dikirim ke alamat email lain.
Pesan atau draft tersebut akan tersimpan di email dan dapat dibuka sewaktu-waktu selagi belum dihapus oleh pemilik email tersebut.
5. Jenis-jenis Email
5.1 Berdasarkan Sistem Pembayaran
Email dibagi menjadi dua katagori berdasarkan pembayarannya, yaitu email tidak berbayar alias gratis serta email berbayar atau biasa disebut email premium.
Secara garis besar, sesuai namanya, surat elektronik tidak berbayar adalah email yang tidak membutuhkan uang sedikitpun ketika mendaftar.
Perusahaan yang menyediakan layanan email gratis antara lain yahoo dan gmail.
Namun, yang membedakan email gratis dengan email berbayar juga dalam segi penyimpanannya.
Email gratis biasanya memiliki kuota penyimpanan terbatas, contohnya adalah gmail yang memiliki kuota penyimpanan 15 GB per akun.
Email berbayar adalah layanan surat elektronik yang membutuhkan uang ketika ingin mendaftar.
Surel ini biasanya bersifat custom dan digunakan untuk keperluan perusahaan.
Selain itu, surel ini tidak memiliki batas kuota penyimpanan (bergantung pada paket yang dipilih).
5.2 Berdasarkan Sistem Kerjanya
Selain surel gratis dan berbayar, terdapat pula istilah lain dalam dunia surat elektronik seperti web mail, pop mail, dan forward mail.
Web Mail
Web Mail (Web based e-mail) adalah layanan email yang basis aksesnya ada pada halaman web.
Jika ingin mengakses, memeriksa atau mengirim surel, maka harus masuk ke situs web penyedia layanan yang dimaksud.
Contohnya adalah Gmail, pesan yang ditujukan untuk alamat surat elektronik Gmail hanya dapat diperiksa di situs gmail.
POP Mail
Berbeda dengan web mail yang berbasis web, POP mail adalah email yang diterima melalui Internet Service Provider yang menjadi langganan.
Forward Mail
Sementara forward mail adalah layanan surel yang meneruskan pesan yang dikirim kepadanya ke akun surel yang lain.
6. Kelebihan dan Kekurangan Surat Elektronik
Surat elektronik tentulah memiliki berbagai kelebihan yang dapat memudahkan kehidupan sosial dan profesional pada era dewasa ini.
Teknologi ini menawarkan kecepatan dalam berkirim surat, relatif lebih murah dibanding surat konvesional, lebih praktis untuk digunakan, dan surat yang dikirimkan lebih aman jika menggunakan surel karena kemungkinan untuk “salah alamat”nya jauh lebih kecil.
Namun, email juga memiliki kekurangan.
Email hanya bisa diakses dengan gadget yang tersambung dengan jaringan internet dan kompatibel.
Tentu hal ini membuat email menjadi tidak bisa digunakan secara holistik dan menjangkau semua tempat.
Kekurangan dari email yang lain adalah ada orang yang belum mengerti cara menggunakan email.
7. Penyedia Layanan Email
Penerimaan dan pengiriman pesan elektronik keseluruh dunia dapat dilakukan pengguna internet dengan menggunakan layanan email.
Saat ini tersedia cukup banyak penyedia layanan email.
Penting untuk memilih layanan email yang sesuai dengan kebutuhan dengan melihat fitur-fitur yang ditawarkan.
Beberapa penyedia layanan email tersebut di antaranya google mail, yahoo mail, MSN, AOL mail, hotmail dan GMX.
Google mail merupakan penyedia layanan email yang digunakan untuk komunikasi pribadi dan bisnis, pengguna google mail saat ini sudah lebih dari satu miliar orang ini dikarenakan fitur-fitur yang canggih serta reputasi yang baik dimiliki oleh penyedia layanan email ini.
Yahoo mail merupakan penyedia layanan email gratis professional, yahoo sendiri merupakan perusahaan yang berdiri di awal internet muncul.
Tidak kalah dengan google mail, yahoo mail juga memiliki fitur menguntungan seperti filter spam dan enkripsi SSL, kapasitas penyimpanan yang besar yakni hingga 1 TB, pesan yang berada di sampah akan dihapus otomatis setelah 90 hari, alat pencarian web terintegrasi, kalender, dan juga notepad pun tersedia.
MSN atau Microsoft Network merupakan layanan situs web portal yang dimiliki Microsoft yang tersedia dalam semua bahasa di dunia saat ini.
AOL mail merupakan penyedia layanan surat elektronik yang memiliki penyimpanan tak terbatas dan memungkinkan penggunanya untuk memilih nama domain surel sendiri dengan fitur MyAddress.
Hotmail merupakan salah satu pioneer penyedia layanan email berbasis web gratis, dengan fitur penyimpanan yang tak terbatas dan juga fitur pengamanan dengan hak paten.
GMX merupakan penyedia layanan surat elektronik yang memiliki keuntungan sendiri dibanding penyedia layanan email lainnya salah satunya yang popular yakni antar muka mobile, fitur yang memungkinkan pengguna untuk menentukan berapa lama pesan email akan disimpan.
Dan masih banyak lagi penyedia layanan surat elektronik yang lainnya.
8. Keamanan Data Email
Seringkali hacker menjadikan surat elektronik sebagai target utama.
Oleh karena itu pengguna surel tentu harus memperhatikan salah satu faktor penting yaitu keamanan data surat elektronik.
Kerahasiaan (confidentiality), keaslian (authentication), integritas (integrity) dan anti penyangkalan (non repudiation) merupakan aspek-aspek penting keamanan surat elektronik.
Metode pengamanan surat elektronik terenkripsi merupakan cara untuk mengatasi ancaman-ancaman keamanan surel.
Terdapat dua metode dalam ekripsi surel yaitu PGP (Pretty Good Privacy) yang mendukung enkripsi dari 5 layanan yakni keaslian, kerahasiaan, kompresi, kompabilitas, dan segmentasi.
Selain itu juga mendukung digital signature.
Kedua yaitu S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) yang menyerupai PGP, enkripsi ini biasanya menggunakan standar enkripsi TLS (Transport Layer Security).
Namun selain merupakan tanggung jawab provider dan admin, keamanan ini juga merupakan tanggung jawab pengguna.
Usaha yang dapat dilakukan pengguna untuk menjaga datanya seperti melakukan verifikasi dua langkah, menggunakan password yang bervariasi dan sering menggantinya, tidak sembarangan membuka atau mengisi form web tidak umum, dan memilih provider yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan.
9. Berbagai Fitur Email
Menu untuk mengetahui pesan yang masuk pada surat elektronik dapat dengan mengunakan fitur inbox yang diberi symbol amplop.
Namun beberapa pesan yang telah di blacklist karena telah masuk dalam daftar blacklist atau mempunyai reputasi buruk, terjerat konten filter yang mana mengandung jargon spam seperti diskon dan voucher, email filter yang merupakan kebijakan dari server penerima email dan atau karena email satu arah yang sejenis broadcast yang tidak membutuhkan jawaban, sehingga terkadang pesan tersebut masuk dalam fitur spam folder yang mana diberi simbol tanda seru dalam segi delapan.
Sedangkan untuk mengetahui pesan yang sudah masuk kepada penerima atau belum dapat dilihat pada fitur outbox, untuk pesan yang belum terkirim biasanya akan tersimpan pada fitur outbox ini yang mana diberi simbol segitiga horizontal dalam kotak.
Pesan yang belum dikirim atau tidak jadi dikirim akan masuk dalam fitur draft yang diberi simbol lembar kertas terlipat.
Beberapa pesan yang ingin ditandai karena dianggap penting atau mungkin ingin dibaca lain kali dapat disimpan dengan menggunakan fitur starred mail yang akan diberi tanda bintang.
Pemberian tanda pengenal pengirim atau informasi terkait pengirim seperti, nama, alamat, kontak, dan intitusi atau sejenis deretan teks yang terletak pada bagian akhir email yang dapat ditambahkan dengan membuka menu pengaturan yang diberi simbol seperti roda, lalu klik tab general dan pilih menu signature lalu biasanya akan ada “[Send from Nama Anda’s device]”, maka itulah tempat untuk membuat tanda atau signature.
Sedangkan fitur “cc” dan “bbc” yang berada di bagian bawah dari penerima email utama saat mengirimkan pesan pada dasarnya digunakan untuk mengirimkan email ke orang lain selain penerima utama.
Singkatan “cc” merupakan carbon copy yang berfungsi untuk mengirimkan salinan sebuah email ke orang lain dengan memasukan alamat email penerima lain dibagian “kepada”.
CC biasanya dalam surat konvensional disebut sebagai tembusan.
Sedangkan “bbc” yang merupakan singkatan dari blind carbon copy berfungsi sama seperti “cc”, hanya saja penerima email tidak akan tahu kepada siapa lagi pesan tersebut dikirimkan.
Demikian beberapa penjelasan mengenai email dari mulai pengertian, sejarah hingga fitur-fitur yang dapat dimanfaatkan dalam surat elektronik.
Kehadiran surat elektronik yang kini menjadi begitu penting telah mempermudah banyak pekerjaan manusia.