Apakah Anda sering dikonfirmasi menerima email tapi setelah dilakukan pengecekan di kotak masuk ternyata tidak ada?
Lalu di mana email tersebut berada?
Ya, email tersebut bisa saja masuk ke folder spam.
Tentu saja, jika email sudah masuk ke spam akan memiliki kemungkinan yang kecil untuk dibaca oleh penerimanya dan ini akan sangat merugikan apabila email tersebut berisi file penting misal dari rekan bisnis atau perusahaan.
Apa sih penyebab email tersebut masuk ke spam?
Beberapa penjelasan berikut diharapkan dapat memberikan Anda solusi.
1. IP Address Server Memiliki Reputasi yang Buruk
Apabila email yang didapatkan berasal dari Blacklist IP Address maka penyedia layanan akan memasukkan email tesebut ke dalam folder spam untuk menghindari terjadinya spoofing yaitu pemalsuan alamat email sehingga email tersebut seoah-olah dikirm oleh email asli yang valid.
Jika IP Address server benar-benar masuk dalam blacklist sehingga masuk ke dalam daftar spam, segera hubungi provider agar dilaukan pemulihan terhadap IP Address tersebut dan menghapusnya dari daftar spam.
2. Terjerat oleh Konten Filter
Tidak hanya memiliki reputasi IP Address server yang buruk, tetapi jika isi dari email tersebut banyak mengandung konten spam misal berupa kata ambigu atau kata bermakna yang tidak baik dapat dipastikan email yang Anda kirim atau terima masuk ke folder spam
Hal yang membuatnya masuk ke folder spam juga termasuk berbagai promo gratis seperti voucher dan diskon.
Jika sudah mengandung kata-kata tersebut, jangan harap email tersebut masuk ke kotak masuk apalagi bila terdapat kata-kata spam semisal hal-hal yang bersifat vulgar atau pornorgrafi karena secara otomatis email tersebut ada di folder spam.
Oleh sebab itu, jika hendak mengirim email haruslah menggunakan bahasa yang sopan dan bertata krama yang baik meskipun antara penerima dan pengirim sudah saling mengenal dengan baik.
3. Email Filter
Apa bedanya dengan terjerat konten filter?
Dalam kasus ini Anda bisa saja menggunakan fitur Email Filter, bukan seperti ketika Anda memberikan tanda bahwa email tersebut adalah spam.
Tetapi dengan fitur ini, Anda bisa melakukan kebijakan untuk memasukkan seluruh email yang masuk dari alamat email tertentu ke dalam folder spam dan bisa dipastikan setiap email yang dikirimkan tidak akan masuk ke inbox Anda.
Oleh sebab itu, harus hati-hati dalam mengirim email agar tidak ada kejadian seperti ini.
Biasanya hal ini terjadi karena penerima dan pengirim email tidak saling kenal tetapi selalu saja ada email dari pengirim dengan alamat email yang sama sehingga mengganggu penerimanya.
4. Email Satu Arah
Email merupakan alat untuk melakukan surat menyurat secara elektronik atau daring sehingga komunikasi antar penggunanya seharusnya terjadi dua arah.
Namun, inilah yang terjadi apabila email hanya terjadi satu arah.
Email yang dikirim oleh domain yang baru melakukan aktivasi akan masuk ke folder spam secara otomatis.
Tetapi tidak lagi jika penerima kembali membalas email yang dikirim oleh pengirim tersebut sehingga email tidak terjadi satu arah lagi.
5. Email Scrapping
Tindakan ini dilakukan dengan mencuri email orang lain tanpa seizin pemiliki email.
Tentu saja ini sudah masuk dalam folder spam karena melanggar privasi dan sudah melakukan pencurian data.
Tidak hanya spam, bahkan email tersebut bisa saja kembali lagi atau disebut dengan Bounced.
Untuk menghindarinya, sebaiknya email yang dikirim merupakan email asli atau didapat dengan cara yang benar.
Ulasan tersebut menjelaskan beberapa alasan email bisa masuk ke dalam folder spam, untuk mencegahnya haruslah memanfaatkan layanan email sebaik dan sebijak mungkin.
Semoga artikel ini dapat memberikan solusi serta arahan untuk menjadi pengguna layanan email yang baik, ya.